混乱不堪的外贸业务邮件怎么管理?

孚盟软件在过往的外贸软件服务中,服务过不同规模的外贸企业,小型,中大型等,但是在外贸业务邮件管理上都面临过同样的问题,孚盟软件总结如下:
1. 外贸业务邮件分散在各业务员的Email系统中,领导无法查询、监督及审批管理,更无法进行客户资源的统一管理
2. 邮件作为公司最重要的资源,如何备份,如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务,邮件越来越多,容量从一个G到十几个G不断的增长,有一天突然打不开发怎么办?系统或硬盘坏了怎么办?中了病毒,邮件被莫名其妙删除怎么办?业务员走了,邮件及客户资料也带走了,或者恶意删除,这些就好象是一颗不定时的炸弹,无法知道什么时候会发生,如何才能有效的避免。
3. 大量交往记录无法有效整理,仅靠邮件系统无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档,客户资源无法有效的整理和分析。
4. 通过参会,外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘,造成商业机会流失。
5. 业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作,历史数据不能方便的被业务人员检索和调用,日常操作停留在手工劳动,无法发挥业务人员的最大价值。
6. 垃圾邮件太多,如何能有效的防范。
7. 为什么老是电脑网络老是会中病毒,总是无休止的重装系统,其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的。
8. 人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢,有用的销售经验不能有效的内部传递。
9. 历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息,为下一年产品开发和经营方向参考。
针对以上外贸邮件管理问题,孚盟MX外贸CRM可完美解决。
孚盟MX外贸CRM系统采用先进的构架,包括客户端,服务端和业务相关数据及邮件三部分,所有来自客户/潜在客户的Email都会存入到孚盟MX外贸CRM系统服务器端,业务员通过使用孚盟MX外贸CRM系统客户端跟据权限访问和处理自已的邮件。邮件可以通过服务器自动接收,也可由客户端接收后提交给服务器端。所有的邮件以目录形式存储,只要服务端的硬盘空间有多大,就能存多少邮件。
1、所有的邮件全部存储在服务器端,并配置有多种邮件备份方式,包括自动备份,打包备份,手动备份等多种手段,提供多种数据恢复手段和方案,保证邮件万无一失。
2、业务员在任意一台电脑上,只要输入用户就可以访问和处理自已的邮件,无需作备份,电脑重装,系统损坏,不必再担心邮件丢失,只需安装一下客户端软件,输入用户和密码,所有的数据跟从前一模一样。
3、真正的网络版的邮件处理软件。
外贸企业高层和业务主管不单可以根据各种搜索条件的组合灵活检索所有的往来Email,以查看和监督日程业务的运作和进展情况,而且可以直观查看到每个有权查看业务员的所有邮件及客户资料,包括建立的文件夹,发出的邮件和外理邮件的情况,客户开发的进度等等。
企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程
1、对于企业不放心的新手,主管可以设置为其所有要往外发的Email都须经过审批程序。审批通过的email方可由业务员发出。审批未通过的,需作根据主管建议作相应修改,直至通过审批。
2、对于企业的重点或敏感客户,主管可以设置为所有要发给这些客户的Email都须经过审批程序。审批通过的Email方可由相应的业务员发出。审批未通过的,需作根据主管建议作相应修改,直至通过审批。
3、严格各级权限管理,对各种敏感资料都可控制。对使用的邮箱和发件时显示的名字都可设置,还可控制邮件删除的权限,并且已删除进行可以恢复和跟踪。
当然,孚盟MX外贸CRM还支持手机下载使用,APP下载,方便好用,作为CRM,可一键名片扫描入档,海量名片随身携带,永不丢失 无需部署,1分钟开通,10分钟会用 移动端、PC端,全端随心用,详细信息可搜索孚盟软件官网获取软件体验。