外贸客户管理如何记录客户信息并做好公海客户管理？

外贸客户管理远不止 “存邮箱、记电话” 那么简单，很多业务员习惯用 Excel 记录客户信息，客户的询盘需求、跟进记录、报价历史分散在邮件、微信、笔记本中。

一旦人员离职，客户资产往往随之流失；面对成百上千的客户，分不清哪些是高意向潜客、哪些是老客户复购机会，只能 “广撒网” 跟进，效率低下。

首先要明确外贸客户管理与内贸的核心差异：外贸客户周期长（从询盘到成交可能需 3-6 个月）、沟通渠道多（邮件、WhatsApp、领英等）、信息维度复杂（含国家 / 地区、关税偏好、采购周期、竞争对手情况）。

这决定了外贸客户管理需重点解决三个问题：一是 “客户信息聚合”，避免分散在多渠道；二是 “跟进流程标准化”，避免因人员经验差异导致断层；三是 “客户资产安全”，避免因人员流动造成流失。

从实操层面，做好外贸客户管理可从三个维度切入。

一是 “客户资产的集中化沉淀”，不少企业会遇到 “同一集团客户的不同分公司，被不同业务员重复建档” 的问题，导致客户信息混乱、报价冲突。

解决方法是在系统中支持 “客户多抬头管理”：录入同一集团下的多个分公司名称及信用代码，并开启 “客户名称与多抬头冲突检测”，避免重复建档。

例如孚盟CRM的客户档案模块中，可统一关联查看至集团档案，业务员能查看完整的集团合作历史，避免重复开发或遗漏合作机会。

二是 “分层跟进的智能化提效”，外贸客户数量多、意向差异大，手动分层不仅耗时，还容易受主观判断影响。

科学的分层应基于 “数据驱动”：通过系统聚合客户的沟通记录（邮件、WhatsApp 对话）、营销互动（打开 / 回复营销邮件的频率）、业务数据（历史报价、订单记录），自动提取客户特征（如 “价格敏感”“关注品质”“正在对比竞争对手”），并生成跟进建议。

比如客户在邮件中提到 “正在对比上海某供应商的报价”，系统可标记 “有竞争对手” 标签，并提示 “重点强调自身产品的质检认证或售后优势”，让跟进方向更精准，避免业务员 “盲目沟通”。

三是 “客户资源的合理流转”，很多企业的 “公海客户” 存在 “有人领没人跟” 的浪费：业务员一次性领取大量公海客户，却因精力有限无法及时跟进，高价值潜客逐渐流失。

建议通过系统设置 “公海客户领取规则”：按天 / 按周 / 按月限制领取数量，并根据业务员的客户转化率设置权重（如转化率高的业务员权重更高），系统按权重轮询分配客户。

例如 3 名业务员权重为 3:2:1，分配顺序为 A-B-C-A-B-A，既保证资源向高效业务员倾斜，又避免资源闲置。

对外贸企业来说，客户管理的目标是 “把零散客户变成可沉淀、可复用、可转化的资产”。

建议先从 “梳理客户信息维度” 开始：明确客户档案需包含基础信息（国家、联系方式、官网）、业务信息（历史报价、订单记录、付款方式）、跟进信息（沟通节点、需求变化、未成交原因）。

再制定 “跟进 SOP”，如 “新客户 3 天内首次触达，未回复客户 7 天内二次跟进”，用系统设置提醒避免遗漏；通过公海规则和客户分层，让每一个客户都能 “匹配” 到合适的业务员。只有这样，才能摆脱 “客户跟着业务员走” 的被动局面，实现客户资产的长期积累。