外贸报价怎么做?要注意什么?

外贸报价是交易的起点，直接影响客户信任与利润空间。以下从流程、要素、技巧三方面解析，附避坑指南。

一、报价前的准备：核算成本

成本拆解公式：

报价 =(产品成本 + 包装成本 + 国内运费 + 港杂费 + 报关费 + 保险费 + 预期利润)÷(1 - 佣金率)÷ 汇率

产品成本：需包含原材料、人工、设备折旧等直接成本，建议按季度更新 BOM 表;

隐性成本：出口退税损耗(如退税周期长达 3 个月的资金占用成本)、其他税(如欧盟对我国光伏产品的关税);

汇率波动：使用实时汇率工具(如XE.com)，或在报价中注明 “汇率以出货当日中国银行中间价为准”。

贸易术语选择：

EXW(工厂交货)：买方承担全部运输与风险，适合新手或小单试单;

FOB(装运港船上交货)：卖方负责国内段费用，需明确 “FOB 上海” 或 “FOB 宁波”;

CIF(成本 + 保险 + 运费)：适合东南亚等近洋市场，需注意保险条款(如 ICC (A)/ICC (B))。

二、报价单的标准化制作

主要要素：

抬头：公司 LOGO、名称、地址、联系方式、税号(如欧盟需 VAT 号);

核心信息：

客户名称、询价日期、报价编号(如 20250605-ABC-001);

产品详情(型号、规格、图片、技术参数)、数量、单价、总价;

贸易术语、运输方式、付款方式(如 T/T 30% 定金，70% 见提单副本);

附加条款：

报价期效时间(如 “本报价期效时间为 30 天”);

包装要求(如 “胶合板木箱，适合海运”);

知识产权声明(如 “产品专利号：ZL2023XXXXXXX”)。

模板示例：

[公司名称]

QUOTATION SHEET

Ref.No.: FM-QUOTE-20250605

Date: June 5, 2025

To: ABC Trading Co., Ltd.

Contact: Mr. Smith | Email: smith@abc.com

Product: Stainless Steel Valve

Model: FM-V001

Quantity: 500 PCS

Unit Price: USD 50/PC FOB Shanghai

Total Amount: USD 25,000

Payment: T/T 30% deposit within 5 days, balance before shipment

Delivery: 45 days after deposit receipt

Validity: Until July 5, 2025

Notes:

1. Prices are based on current raw material costs;

2. Customized packaging incurs an extra USD 500 fee;

3. This quote does not include import duties of the destination country.

三、报价策略与谈判技巧

差异化定价：

数量阶梯：如 “100-500 件，单价 50 美元;501-1000 件，单价 48 美元”;

增值服务：提供免费安装指导(+5% 溢价)、延长保修期(+3% 溢价)。

应对低价询盘：

明确客户真实需求：通过反问 “您对产品材质是否有其他要求?” 判断是否为 “钓鱼询盘”;

展示成本构成：发送简易版成本分析表(如原材料占比 60%、人工 20%、利润 10%)，证明报价合理性;

提供替代方案：如 “若接受 A 级废料回收料，单价可降至 45 美元，但交货周期延长 15 天”。

风险控制：

大额订单建议通过中信保(中国出口信用保险公司)投保，规避买方破产风险;

付款方式优先选择 L/C(信用证)或 T/T+DP(付款交单)，避免纯 OA(赊账);

在报价单中注明 “因不可抗力(如疫情、战争)导致的交期延迟，双方互不追责”。

四、常见误区与避坑指南

误区 1：忽视目标市场法规

玩具企业可能出现的场景如：向欧盟出口电动玩具时，那一批次的产品其实是没有通过其CE或者其他认证的，然后报价被直接驳回。

对策：通过 WTO-TBT 数据库查询目标国技术壁垒，提前完成认证(如美国 UL、中东 GCC)。

误区 2：报价单表述模糊

外贸企业可能出现的场景如：报价含 “海运” 但未明确港口，客户要求运至内陆城市产生额外费用纠纷。

对策：使用《INCOTERMS® 2020》准确定义责任边界，如 “CFR Hamburg” 而非 “海运到汉堡”。

误区 3：忽视汇率锁定

外贸企业可能出现的场景如：报价时汇率 6.8，出货时涨至 7.0，利润缩水 3%。

对策：通过银行办理远期结汇，锁定汇率(如 3 个月远期汇率 6.9)。