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吐血整理!外贸人必备的30招沟通技巧!

吐血整理!外贸人必备的30招沟通技巧!

  • 分类:外贸知识
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  • 来源:
  • 发布时间:2021-10-08 15:25
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【概要描述】共勉~建议收藏!

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做一个优秀的外贸人需要注意很多问题,今天跟大家分享30个沟通技巧,共勉!

 

当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方,也可以以电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉她:“I'd like to make an appointment with Mr.Lee”(我想和李先生约见一次),让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈。

 

如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything” (我会安排一切),不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。

 

如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰,过分的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

 

沟通时,仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态,这样可以增加人们对你的好感,提高你的沟通效率。此外,坐姿不良、在对手讲话时左顾右盼,都足以使人对体产生不良的印象,而减低与你洽谈的兴致。

 

如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的“Im sorry. It is my fault”(对不起,是我的错),通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端。

 

以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使结果适得其反。服务员上错了菜、送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方 “I have a complaint to make”(我有怨言),然后告诉他所发生的事。

 

具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 “We have a pamphlet in English”(我们有英文的小册子)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

 

当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何),对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以缓解。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通。

 

如果沟通是在你的公司进行,除了应向沟通对手提供舒适的场所以外,更应该尽量配合对手,向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如,告诉他“You can use our office equipment if necessary”(如果必要的话,您可以使用我们的办公室设备),协助对手对沟通内容做正确的衡量,其结果可能也是对己方极为有利的。

 

每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时,除了说出自己的想法以外,随时可加上一句“What is your opinion?”(你的意见是?),不但让对方感觉受到重视,更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。

 

如果在沟通场合中,你无法详实地说出心中的意念,不仅会使对方听得满头雾水,说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解,而失去和你沟通的兴致。因此,要清楚说出你的想法与决定。

 

任何一个冲突或误解的产生,都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时,要立刻积极地探索原因。向对方探寻“What seems to be the trouble?”(有什么问题吗?),都能表示你对事情的关切,知道问题的症结,才有办法进行沟通。

 

当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”(请告诉我这件事的情况),令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。

 

当损失已经造成时,适时地提出补救方法,往往能使沟通免于陷入僵局,甚至于得以圆满地达成协议。例如你运送到客户手上的货物,的确不是订单上所标明的,而你又能立即向他保证 “We will send you a replacement right away” (我们会立即寄给您一批替换品),客户心中的忧虑必定立刻减半,而愿意考虑您的提议。

 

商务洽谈中,一旦牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided?”(这是我们说定的吗?),任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。

 

英语不是我们的母语,听不懂是很自然的。听不懂又装懂,那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难,你只要说“Would you mind repeating it?”(您介意再讲一遍吗?),相信对方不但会再说一遍,而且连速度都会放慢些。

 

连续发问沟通对手给予肯定答复的问题,最后引导他对你的主要建议也作肯定的答复,是绝对要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题,才会痛快地回答“Yes”。因此,在沟通场合开始前,不妨先细心地想一下,你所希望对方接受的条件,对他有什么好处,试着以“Is it important that …?”(…是不是对您很重要?),获得他的肯定,那么要使你的建议通过也不难了。

 

沟通双方的互相让步,最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元,而卖方只想减价五十元,双方一阵讨价还价之后,最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人,你总得做一个最后的让步:“The best compromise we can make is … ”(我们所能做的最好的折衷办法是…),然后坚定不移,否则如果让步得太过,你可就要有所损失了。

 

在商场上讲求信用,一旦允诺人家的事情,要再反悔,会令人产生不良印象。因此,在下决定之前,务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时,不妨请他给你一点时间“Please let me think it over”(请让我考虑一下),切记,仓促地下决定往往招致严重的后果。

 

在商务沟通上,该拒绝时,就应该斩钉截铁地说“No”。如果你说“No,but…”,对方便清楚地知道你是拒绝了,但似乎还可以谈谈。这个时候,你因为已先用“No”牵制对方,而站在沟通的有利位置上了。

 

当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时,千万不要一直催促他“Hare you decided?”(你决定了没有?),那样你不但干扰了他的思考,也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。

 

面对对方所提无法接受的提议,沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力,远大于浇他一盆冷水。每达成一项协议,要记得提醒对方“Let us have the agreed items recorded”(我们将达成协议的项目记录下来)。

 

磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时,尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品,进而造成损失,轻者不再与你打交道;严重的,恐怕还要告你欺诈,划不来!所以在向他人做“We can give you a guarantee 100 years”(我们可以给您一百年的保证)这一类的承诺时,最好先斟酌一番。

 

在沟通开始以前,最好事先得知沟通对手的行程表,并尽量配合。当你和客户谈好了一切细节以后,你对他说“I will have my secretary type the contract for you to sign at once, then I will drive you to the airport for your flight at 7:00”(我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名,然后,我开车送您去机场搭七点钟的飞机),想必他一定会感激你的周到细心,因此也会采取合作的态度。

 

如果协议达成,而你仍流连忘返,则有以下两种危险:沟通对手改变主意或者你可能因松懈而口不择言,说错了话。因此商议一完成,立即以 “I am glad to have met you, Mr. Lee”(李先生,很高兴认识您)收场,告别离去。

 

任何有心沟通的人,都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人,最直接的方法便是一见面就告诉他“You can ask me any question”(您可以问我任何问题),如果你在对方面前处处显得紧张兮兮,对方必定会怀疑他跟你之间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合,一定要充满信心。

 

每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的能力,并寄希望他有所表现:“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you"(我知道你擅于处理棘手问题,并相信我可以依赖您),相信他一定不愿意让你失望。

 

当对手正在为某个问题烦恼,而你正好能够帮他忙,一句 “I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company” (我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议),必能使他宽慰不已,立刻表现合作的态度,而你的沟通力也大大增加了。

 

说服沟通对手的技巧之一,就是强调双方的相同点,使其产生认同感,进而达成协议。一个卖主告诉老客户产品涨价的最常见理由就是“Our costs are way up too”(我们的成本也上涨了),使客户觉得他的对手和他一样,正面临着涨价的处境。这时候买主再不愿意,也只好接受涨价的必然结果了。

 

要使沟通彻底失败,最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。但这该不是你所要的结果吧?向对方提出质疑时,要确定将矛头指向事情本身,而不是对手身上:“Your views regarding management differ mine”(您的经营观点和我的不同)。

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