一文搞懂外贸业务全流程,实用收藏!
一般来说,外贸的出口流程主要包括:客户开发-报价回盘-订货签约-付款方式-备货生产-包装方式-通关手续-装船方式-运输保险-提单交付-银行结汇,今天我们就来详细分享一下。
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一、外贸业务全流程
1.客户开发
开发前期准备
外部准备:所处行业了解、产品当前市场容量以及未来发展趋势和前景。
内部准备:公司的产品类型、英文功能描述、市场定位、公司优劣势、同行业产品优劣势。
客户开发渠道
搜索引擎、社媒营销、B2B平台、外贸获客软件、论坛、展会、行业协会、海关数据、黄页名录、电话直接沟通等方式都可以进行客户渠道开发。
2.报价回盘
收到买家的询盘后,需要辨别询盘的类型、用户身份,解析买家询盘信息,明确买家需求,然后着手回复询盘并后期跟进、报价。比较常用的报价有:FOB船上交货、CFR成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。
基于客户的产品要求,进行针对性报价。这期间,客户会要求提供很多信息,比如产品的质量等级、规格型号、材质、是否有特殊包装要求、运输方式、付款方式等。
在价格上,一般都会经过很多轮的讨价还价,才可能拿下客户,签下订单。
3.订货签约
贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商,双方协商认可后,需要签订《购货合同》。
在签订《购货合同》过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。
这标志着出口业务的正式开始。通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份。
4.付款方式
比较常用的国际付款方式有几种:信用证付款方式、T/T付款方式、D/P付款方式、PayPal等。
5.备货生产
备货在整个贸易流程中,起到举足轻重的重要地位,须按照合同逐一落实。主要核对内容如下:货物品质、规格、数量,应按合同的要求核实。
6.包装方式
可以根据货物的不同来选择包装形式(如纸箱、木箱、编织袋等)。很多企业不重视这一点。事实上,包装是产品的重要组成部分,无论是民用产品、商用产品还是工业产品,都必须在保护和运输标志方面具有资质和专业水平。
不同的包装形式其包装要求有所不同:
1. 一般出口包装标准:根据贸易出口通用的标准进行包装。
2. 特殊出口包装标准:根据客户的特殊要求进行出口货物包装。
3. 货物的包装和唛头(运输标志):应进行认真检查核实,使之符合信用证的规定。
7.通关手续
通关手续极为繁琐又极其重要,如不能顺利通关则无法完成交易。
1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节:接受报验、抽样、检验、签发证书。
2、须由专业持有报关证人员,持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。
8.装船方式
在货物装船过程中,可以根据货物的多少来决定装船方式,并根据《购货合同》所定的险种来进行投保。
9.运输保险
通常双方在签订《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中,海洋运输货物保险条款所承保的险别,分为基本险别和附加险别两类:
基本险别:有平安险、水渍险和一切险三种。
附加险别:有一般附加险和特别附加险两种类型。
一般附加险有偷窃提货不着险、淡水雨淋险、抽窃短量险、渗漏险、破损破碎险、钩损险、混杂沾污险、包装破裂险、霉变险、受潮受热险、串味险等。特别附加险有战争险、罢工险等。
10.提单交付
提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。所签提单根据信用证所提要求份数签发,一般是三份。出口商留两份,办理退税等业务,一份寄给进口商用来办理提货等手续 。
进行海运货物时,进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。(须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商)。当然,也存在电放方式,那就不需要了,但是这里需要注意的是,如果选择电放,请确保货物尾款收齐后再如此操作,否则存在很大风险。
若是空运货物,则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物。切记发货前收全货款。
11.银行结汇
出口货物装出之后,进出口公司即应按照信用证的规定,正确缮制(箱单、发票、提单、出口产地证明、出口结汇)等单据。在信用证规定的交单有效期内,递交银行办理议付结汇手续。
二、数智工具
在整个外贸业务流程中,有些环节可以借助数智工具,降本增效,大大提高工作效率。以孚盟CRM为例,看看这一外贸全流程管理解决方案是如何用最简单的方式,帮助外贸企业实现精准获客、智能营销、客户管理、商机转化再到订单交付的。
1.全渠道精准获客,让外贸获客更简单
孚盟CRM为外贸企业提供了多渠道获客矩阵,包括全网搜索、贸易大数据、展会大数据、社媒获客、地图搜索、全球品牌搜等多渠道客户开发路径,助力外贸企业精准找到海外买家。同时孚盟CRM拥有强大的数据挖掘能力,覆盖范围广,更新及时,信息全面。通过产品关键词进行全网搜索,可以快速获得客户的邮箱、电话、社媒等多种联系方式,通过筛选职位,还可以找到老板、采购等企业KP的联系方式,让获客更简单。
还可以通过孚盟贸易大数据,快速挖掘国外采购商的采购记录、供应商信息、上下游采购链信息等,快速评估买家实力和真实采购需求。3分钟完成对目标客户的深度背调。并且可以通过贸易监测功能,实时监控客户和友商的新增贸易动态消息,及时掌握市场机会和潜在风险。
2.多渠道营销触达,让客户转化更高效
孚盟CRM为外贸人提供了多渠道的营销触达客户方式,包括智能邮件营销、WhatsApp营销、领英KP直达等社媒营销方式。孚盟CRM邮件营销基于20多年的收发技术和经验,平均送达率高达95%以上。强大的人工智能算法,支持多内容多主题的组合随机发送,支持AI写信、邮件润色和邮件评分,并配有专业的开发信模板,发件前智能过滤无效地址,设置按不同国家时差定时发送,大大保障营销邮件的高送达率和高回复率。最后通过数据看板,对营销效果进行实时监测。推动业务增长,促进转化翻倍。
孚盟CRM的WhatsApp营销,可根据营销策略,创建自动营销任务,系统自动开发孚盟大数据、Google、Facebook等多渠道目标客户的WhatsApp账号,自动营销、批量触达,轻松收取客户询盘。
3.360°客户全生命周期管理
从线索入库-建档背调-补全客户画像,到标签分类、营销触达,再到商机跟进、客户成交,孚盟CRM对客户进行360°全生命周期管理,打造获客、营销、管理闭环,提升客户转化效率。
同时孚盟的公海客户管理机制,能够帮助企业,有效激活客户资产库,盘活沉默客户。最后通过客户档案详情,清晰呈现客户跟进、转化情况,包含客户的背调信息、邮件、WhatsApp营销历史信息、报价、订单情况、商品偏好、AI分析总结,便于了解每个客户的前世今生,沉淀企业客户资产。同时透过客户档案,管理层也能及时知晓业务人员的工作进展,助力企业高效管理,提升销售业绩。
4.订单过程全链路管理,销售进展实时跟踪
孚盟CRM为外贸人提供了简单易用的订单流程管理。在交易板块,系统内嵌了规范的报价单、订单模板,只需输入基本客户信息、链接相关商品,即可快速生成一份标准的报价单、销售订单,提升业务效率。
另外,商机进度的可视化呈现,使得销售过程一目了然,管理者可以及时发现业务堵点,并即时疏通,保障询盘的转化质量。
同时,通过数据看板,业务员可以也清晰了解各个商机的来源渠道、赢单丢单的具体原因,方便进行有效复盘,提升询盘转化率。
最后,企业管理者可以通过销售漏斗,明确显示每一步的转化情况,了解各环节的转化率、流失率,从而评估商机跟进节点的健康度,洞察组织销售能力,以便合理优化销售流程,从整体上提升销售转化率,助力业绩飙升。
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