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接待外贸客户重要提醒!这份超全攻略赶紧收下~

所属分类:外贸干货 发布时间:2024.05.14

做外贸业务,总会遇到需要接待客户的时候,很多外贸朋友就犯愁,第一次接待国外客户不知道应该怎么办。

今天分享一下在接待国外客户时的注意事项,除了要调整好心态,更要掌握和客户沟通的技巧,希望朋友们在接待客户的时候都能非常顺利。

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01

调整好心态


在接待国外客户的时候一定要放松心态,本着一个平等的态度去谈合作。因为客户是奔着赚钱才来和我们合作的,本就是互惠互利的关系,并没有谁求着谁或者施舍这样的心态,也不要觉得是我们的客户就要矮别人一截。所以说,客户的心思也不要去猜,只要知道我们之间就是合作一起赚钱的关系就可以了。


02

确认客户来访详情


同客户商讨参观访问行程表, 在与公司接待部门沟通之后, 把一切敲定后, 发送邮件和传真让客户确认, 同时让工厂或者公司这边做好接待准备。


提前做好接待一些细节上的准备,看看产品的细节和生产车间的细节,一切做到最好,扬长避短,把想要展现给客户的东西充分的表现出来,让客户看到最好的一面。


需要确认客户的到访时间、同行人数、是否需要安排接机,根据情况协助客户预定酒店。如果客户需要我们协助预定酒店,则需要了解他们能承受的价位,他们路线安排以确定合适的酒店地址、客户的人数和房型、是否吸烟等。根据客户的情况,提供一些可以选择的酒店建议,最好提供相应的网址,让客户自行确定最终下榻的酒店。

 

03

提前了解客户信息


了解客户,包括客户的详细联系资料、公司背景、公司实力、经营状况、经营范围、客户此次来访的目的、主要对什么感兴趣。还要了解一些该公司的股份结构,还包括该公司的经营状况、技术水平、近三年的公司资产和负债情况。


详细了解外国谈判人员的具体情况,包括年龄、学历、爱好、健康状况、在外国公司的职位、在商业史上的表现、对投资项目的兴奋程度。调查客户性质,客户来之前就需要对客户进行一些评估,是哪国人?是是零售还是批发?网站是什么么内容?针对于哪些产品?区域市场在哪等等。


了解客人的宗教问题,以便接待客户。同时要多了解客人国家习俗、习惯和喜好、注意细节、对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解,对本国文化当然应该多了解,客人问的时候至少也应知道一点,这些知识都能赢得客人对我们的一些尊敬。

 

04

接待细节准备


参观和谈判可能用到的物品、公司大厅的欢迎客户来访之类的欢迎词,这会让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访,若接待人员能记住来访的客人名字就更好了。


会议室的布置、谈判材料的准备、包括企业演示的准备、以及相关的需要,以展示客户的文件,证明公司的实力。


要做好接机牌和公司大厅要布置好接待的场景,公司里面的接待室一定要做好处理,保持干净整洁。咖啡果汁、小食品糖果、客人小礼物及样品的准备。


事先确定与外商谈判的三种方案:最佳方案、折衷方案和妥协方案,并制定为实现上述三种方案的战略和手段。

 

05

合理安排宴请


访问洽谈结束,若仍有时间,可以征询外商意见,并主动提出宴请。宴请时,人越少越好。如果你英语很好,则无妨;英语不大好的,尽量避免什么特色菜,这类菜就怕国外客户不能接受,而且颇费时间,等待的冷场尴尬局面,会让宴会成为一种折磨。

 

此外,接待各国买家时,务必要注意文化差异问题。


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小结

总之,以“大家一起做生意”的平常心态,而不是“接待贵宾”的夸张方式,去接待第一个到访外商,事情会更好办。并且在外商走后要写一封感谢函,感谢客户的来访以及对招待不周的一些情况感到抱歉,欢迎再次来公司指导工作。


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